Intégration avec Exact Online
Dans le cas de Romass, l’enjeu principal était l’intégration de leur système ERP Exact Online avec le logiciel de gestion d’intervention de Wello Solutions. Les bases d’informations clients, contacts, pièces et tarifs sont gérées dans Exact. Les interventions ainsi que leur exécution et leur plannification sont quant à elles gérées sur la plateforme tout-en-un de Wello. En utilisant le connecteur natif de Wello Solutions, le procédé a pris moins de deux minutes. De la première intervention à la dernière facture, l’intégration a été parfaitement automatisée.
« Wello nous fait gagner un temps de travail considérable, ce qui nous permet de fournir un service plus qualitatif et plus transparent à nos clients », explique Maikel. Les techniciens de Romass peuvent désormais tout importer et enregistrer dans l’application de gestion d’intervention de Wello. En fin d’intervention, dès lors que le client a signé sur la tablette du technicien, les informations sont instantanément transmises à Exact pour la facturation. « Tout le monde est content et cela nous fait gagner un temps fou ! »
Une pièce détachée manquante ? Aucun problème !
Il arrive que les techniciens, une fois sur le site d’intervention, constatent qu’il leur manque une pièce pour procéder à une installation ou à une réparation. Jusqu’alors, il fallait passer par un cirque administratif sans nom pour résoudre une telle situation : appels téléphoniques, e-mails et piles de papiers à remplir entre le technicien, le client et, enfin, l’équipe du back-office qui avait seule la possibilité de contacter le fournisseur de la fameuse pièce manquante… Tout cela avait pour conséquence des délais inutilement longs, des erreurs de commandes ou encore l’oubli de détails important au moment de la facturation.
Mais cette époque est désormais révolue ! Avec Wello Solutions, les techniciens peuvent directement commander les pièces détachées depuis l’appli de gestion d’intervention. Ces commandes sont alors automatiquement reliées au client et à l’intervention concernés.Toutes les informations détaillées sont ainsi recueillies et instantanément accessibles à la comptabilité et aux équipes internes.
Plus de communication pour plus de confiance
« Wello Solutions nous a aussi permis de communiquer automatiquement et en temps quasi-réel avec nos clients. »
Selon des déclencheurs d’actions – ou triggers – spécifiques, les clients reçoivent automatiquement des e-mails correspondants à leurs actions : confirmation de rendez-vous, validation de rapports d’interventions, etc. « Ça peut sembler être un détail futile, mais en relation clientèle, ça participe largement à la fidélisation. », explique Maikel Brouwer.
Du lancement à la première facture, en seulement deux semaines !
Lorsque ROMASS a rejoint Wello Solutions, l’entreprise a également opté pour des sessions formations. Après la première session visant à configurer l’application, l’équipe a pu commencer l’apprentissage.
« Nous nous sommes vraiment laissés guider, car l’application est extrêmement facile d’utilisation ! Cependant, il s’agissait d’une méthode de travail totalement nouvelle pour nos techniciens. J’ai donc trouvé primordial qu’ils puissent bénéficier d’une formation dans un second temps. Aujourd’hui, les techniciens apprécient de pouvoir travailler avec l’appli sur leur tablette. Entre la formation et l’accompagnement grâce au lien vers le Helpdesk de Wello, ils se sont appropriés l’appli en un temps record. Nous étions sur le pont et opérationnels en l’espace de deux semaines, formation comprise. C’est tout simplement un exploit pour une application qui a métamorphosé nos activités ! »
